De 4 grootste problemen van de kantoren van de toekomst

This must be the place, kantoor van de toekomst 2

85% van thuiswerkend Nederland wil zelf kunnen bepalen in de toekomst waar zij willen werken. Overigens denkt een even grote groep dat we nooit meer terug zullen keren naar volledig op kantoor werken (bron: Vismaraet). Iets meer dan een jaar geleden hadden wij hier waarschijnlijk heel anders over nagedacht.

In een jaar tijd zijn wij dus in een stroomversnelling al in de kantoor van de toekomst terechtgekomen. Maar wat voor problemen kunnen we hiermee ondervinden en hoe kunnen deze worden opgelost?

Weinig persoonlijk contact

Een van de grootste gemis van thuiswerkend Nederland is toch wel het persoonlijk contact. Na een jaar lang Zoom meetings en Slack correspondenties, vergeet je bijna hoe jouw collega´s in het “echte” leven zijn. Onderzoek heeft getoond dat steun vanuit de organisatie, steun van collega´s en sociale connecties buiten werk grote invloed heeft op gezondheidsfactoren van werknemers.

Probeer daarom als organisatie de werknemers te stimuleren in het onderhouden van sociale contacten zowel tijdens werktijden als daarbuiten. Bied dan ook de juiste middelen aan om elke werknemer op de juiste manier te ondersteunen. Managers aanwijzen om puur de thuiswerkers te faciliteren in de toekomst, is een hele reële oplossing om te overwegen.

Als medewerkers onder elkaar kun je ook creatief zijn in de manieren waarop je contact kunt houden met je collega´s. Dat zal nu wat lastiger zijn om te doen in combinatie met de Corona maatregelen, maar de manieren van ontmoeten kunnen zeker mee veranderen naarmate er versoepelingen komen waardoor je steeds weer op nieuwe manieren kunt ontmoeten.

Het lunchmoment kan hiervoor optimaal benut worden. Om je alvast wat inspiratie te geven kun je hier 5 tips vinden om je lunchmomenten in de toekomst te optimaliseren.

 

Onduidelijkheid over kantoorbezetting

Plant-1

Blijven de kantoren nog bestaan? En zo ja, hoe zullen de kantoren eruit zien? Er hangen nog veel onbeantwoorde vragen in de lucht omtrent de kantoorbezetting. Hierin is het cruciaal als werkgever om goed te peilen wat de behoeftes zijn van je werknemers en de voor en nadelen goed af te wegen. Werken de werknemers liever full time op kantoor, of liever full time thuis? Of toch een combinatie hiervan. Probeer hierin mogelijkheden te creëren voor alle werknemers zodat iedereen straks in hun ideale werkomgeving kunnen werken. Hierin kan technologie ook een handig handje in helpen door middel van bijvoorbeeld kantoortijd reserveren. Zo kan een ieder kiezen op welke dagen zij aanwezig zullen zijn en kan het bedrijf hier een duidelijk overzicht van hebben.

Maar hoe zullen de kantoren er straks uit zien? Dit is het perfecte moment om daar goed over na te denken en al de eerste stappen in te maken. Zo kun je deze tijd en rust op kantoor optimaal benutten om veranderingen toe te passen. Ook hierin is het verstandig om te peilen wat de behoeftes zijn van de werknemers: verwachten ze meer flexibele werkplekken binnen het pand, meer groen op kantoor of meer beweegruimte? Ook juist als je werken op kantoor wilt stimuleren, zul je de faciliteiten op kantoor moeten verbeteren. Men zal namelijk verwachten dat op kantoor werken hen meer biedt dan werken vanuit huis.

Lees hier de top 3 digitalisatie trends die we kunnen verwachten binnen facility management.

 

Behoefte aan beweging en vitaliteit

Het vele thuiszitten heeft er ook voor gezorgd dat we vaak wat minder bewegen. Onderzoek heeft aangetoond dat de meeste werknemers minder plezier in hun werk beleven en meer last van nekpijn hebben door het thuiswerken. Een onderzoek naar de gezondheidseffecten van thuiswerken, gepubliceerd in de Journal of Occupational and Environmental Medicine, geeft aan dat meer dan 64% van de deelnemers één of meerdere nieuwe fysieke gezondheidsklachten heeft ontwikkeld en meer dan 75% geeft aan nieuwe mentale gezondheidsklachten te hebben ontwikkeld sinds het thuiswerken. Vitaliteit kan hierin een verschil maken.

statistieken gezondheidsklachten 2

 

Door vitaliteit op het werk aan te sporen, stimuleer je de werknemers om gezonde keuzes te maken die naast persoonlijke voordelen voor de werknemers uiteindelijk ook resulteren in hogere productiviteit. 

Manieren om dit te stimuleren kunnen zijn door workshops aan te bieden, consistente sport mogelijkheden, alternatieve werkstations aan te bieden zoals een bureau waar je bij kunt staan of fietsen bijvoorbeeld. Er zijn hier ook veel verschillende mogelijkheden voor zodat er voor iedereen opties zijn. Overigens kan dit zowel op kantoor toegepast worden of juist bij de mensen thuis. Oneindig veel mogelijkheden dus! 

 

Duurzame doelstellingen behalen?

Om de duurzame doelstellingen (de SDG´s) te behalen zijn al veel bedrijven bezig geweest met veranderingen op kantoor, denk hierbij aan het plaatsen van zonnepanelen of voedselverspilling verminderen op kantoor. Ook juist tijdens de Corona crisis zien we veel vooruitgangen op gebied van uitstoot doordat veel mensen thuiswerken. Maar hoe kan het bedrijf zijn werknemers aansporen om ook thuis hun steentje bij te dragen aan duurzaamheid?

Dit kan door de werknemers bijvoorbeeld duurzame faciliteiten thuis aan te bieden, denk aan duurzame kantoorartikelen zoals bureaus en bureaustoelen, opvulbare pennen, duurzaam papier etc. Maar dit kan straks ook door bijvoorbeeld iedereen minstens 1 dag thuis te laten werken per week om minder uitstoot te genereren of programma´s te introduceren waarbij je overgebleven eten kunt delen met collega´s bij jou in de buurt. Er zijn ontzettend veel opties mogelijk en als je de werknemers ook betrekt bij deze projecten opzetten, stimuleer je ook juist hun duurzame inzet en betrokkenheid. Een win-win situatie dus!

Lees hier meer over hoe facility management kan bijdragen aan oplossingen voor SDG 2

 

Nu is de perfecte tijd om veranderingen door te voeren en een nieuwe manier van werken te bouwen. Luisteren naar de werknemers en hen faciliteren in hun veranderende behoeftes is hierin cruciaal.