Over de bibliotheek

De bibliotheek is gecategoriseerd op basis van onderstaand lifecycle . De meestgestelde vragen vind je vervolgens per categorie terug. De bibliotheek omvat info over de web app van BestelBewuster inclusief de invoegtoepassing software voor Outlook.

Je kunt ook altijd contact opnemen via support@bestelbewuster.nl, of rechtstreeks via de chatbox aan de rechterzijde.

Kennismaking & Contracfase
Implemenatie van het product
Gebruik van product: de organisator
Gebruik van product: de genodigde
Beheer van het product
Koppelen met systemen
Overige vragen

Kennismaking & Contractfase


Op welke versies is de invoegtoepassing van Microsoft werkzaam. Welke verschillen zijn er?

BestelBewuster is beschikbaar voor de laatste cloud versie van Office365. Daarnaast is de invoegtoepassing ook on premise beschikbaar voor versies vanaf Microsoft 2016. Er zijn geen functionele verschillen tussen deze versies. Op aanvraag kunnen wij eerdere versies onderzoeken.

Heb ik persé de Microsoft Invoegtoepassing nodig?

Nee, dit is niet nodig. BestelBewuster draait om plannen en kiezen. De invoegtoepassing is een optie om het plannen rechtstreeks vanuit je Microsoft agenda te doen. Je kan het plannen ook doen via de web app omgeving van BestelBewuster.

Welke cloudservice gebruiken jullie?

Er wordt gewerkt Amazon cloudservice. Deze staat gehost in Europa vanuit Frankfurt

Kan ik BestelBewuster eens een keer proberen?

Uiteraard! Je kunt één van onze online demo’s doorlopen. Of je maakt eenvoudig een account aan. Je kunt de eerste 14 dagen BestelBewuster uitproberen en de basis functionaliteit blijft altijd beschikbaar!

Welke garanties voor service bieden jullie?

WIj bieden diverse garanties op het gebied van onder ander backups, security, incidents en downtime & response time. Dit onderdeel wordt beschreven in ons service level agreement. Een voorbeeld hiervan kun je aanvragen onderaan deze pagina. 

Implemenatie van het product


Op welke manier praat de invoegtoepassing met het Outlook systeem?

BestelBewuster is een sideload plugin binnen Outlook. Zodra een afspraak wordt verzonden monitort BestelBewuster van alle genodigden binnen die afspraak of die aanwezig zijn of niet.

Welke rechten hebben jullie nodig om de invoegtoepassing te gebruiken?

In de cloudversie werken wij met een Azure login. Om onze invoegtoepassing optimaal in Microsoft Outlook te laten werken hebben drie delegated rechten nodig:

  • Sign users in (openid): Allows our systems to do JWT (oAuth) authorization for the user
  • Maintain access to data you have given it access to (offline): Allows our backend to keep reading calendars when the user is not online
  • Read calendars in all mailboxes (calenders.read): Graph permission to read calendars

Sign users in: Gebruikers worden rechtstreeks ingelogd via Azure in de invoegtoepassing. Dit zorgt ervoor dat een gebruiker met hetzelfde account en authenticatie als outlook kan inloggen in plaats van dat een gebruiker een apart account moet aanmaken voor BestelBewuster.

Maintain access to data you have given it access to: BestelBewuster kan blijven monitoren zonder dat een gebruiker hoeft in te loggen en opnieuw rechten hoeft te geven (refresh token).

Calenders read: Essentieel voor BestelBewuster om als applicatie de agenda te kunnen uitlezen en op deze manier te monitoren welke genodigden aanwezig zullen zijn.

Waarom werken jullie met Azure?

Azure is van Microsoft en biedt een divers scala aan opties. De systeembeheerder van organisaties stellen hier divers zaken mee in. Maak je gebruik van Office365 dan kun je met Azure o.a. eenvoudig inloggen binnen je Outlook. BestelBewuster gebruikt deze inlog ook voor extra gemak voor de gebruiker.

Hoe kan ik gebruikers toevoegen aan BestelBewuster?

Wanneer je een account neemt bij BestelBewuster kun je als beheerder eenvoudig gebruikers toevoegen bij de organisatie.  Optioneel kunnen gebruikers hun Azure account gebruiken voor BestelBewuster. Wanneer je gebruik maak van de invoegtoepassing voor Outlook kun je via BestelBewuster afbakenen wie er toegang krijgt tot de invoegtoepassing, maar dit kan een systeembeheerder ook doen binnen hun eigen Microsoft/Azure beheeromgeving. 

Wij werken met on premise versie van Outlook, kan ik hier ook de invoegtoepassing gebruiken?

Dat kan zeker. Ook op on premise is onze invoegtoepassing werkbaar. Dan kunnen wij natuurlijk niet met Azure werken maar maken wij een eigen inlog aan. Het implemenatie verschilt van de cloud imlementatie. Wanneer je een account aanmaken kun je via het BestelBewuster dashboard het implemenatie starten en wordt je aan de hand meegenomen door dit proces. Wij kunnen ook een afspraak maken om je door dit proces te begeleid. Neem daarvoor contact op.

Is er een VPN verbinding nodig om de on premise invoegtoepassing werkbaar te krijgen?

Nee, dit is niet nodig. 

Moeten wij binnen onze organisatie zaken whitelisten?

De keuzes voor catering worden gemaakt via de web app. Ook instellingen worden gedaan binnen een eigen inlog omgeving van de web app op bestelbewuster.io. Het moet binnen de organisatie dus mogelijk zijn om naar die website te gaan. Vaak kan dit, tenzij een organisatie strenge beperking heeft op websites. Dan zal systeembeheer hier een uitzondering op moeten maken.

Gebruik van product: de organisator


Kan ik de invoegtoepassing zowel op de desktop als browser versie gebruiken?

Yes, dat kan zeker. De invoegtoepassing is bereikbaar binnen alle producten van Outlook. Op de desktopversie draait deze met dezelfde functionaliteiten als in de browser versie van Outlook.

Ik draai Microsoft Outlook op een Apple product, werkt het daar ook?

Absoluut. Op Microsoft Outlook vanaf 2016 werkt de invoegtoepassing. Dus ook op bijvoorbeeld een Apple MacBook. Daarnaast kun je natuurlijk altijd het product binnen een browser gebruiken.

Is het mogelijk om in te loggen met single sign on?

Zeker, de cloud versie van de invoegtoepassing zit gelinkt aan Azure. Hiermee kan worden ingelegd. Om in te loggen bij het BestelBewuster platform kan er ook gebruikt worden van een automatische inlog via de Microsoft account van een organisator.

Hoe gaat de invoegtoepassing om met de leesrechten op de agenda van de gebruiker (‘read user calendars’)?

Met leesrechten zie je daarbij behorende items van een Outlook Agenda, De invoegtoepassing kijkt echter enkel naar: subject, daytime, location en attendees.

Worden er naast de leesrechten voor subject, daytime, location, en attendees aanvullende gegevens verwerkt bij het gebruiken van de invoegtoepassing?

Daarnaast maakt Outlook voor elke meeting een ID aan. Dit ID wordt in de backend van BestelBewuster verwerkt en gebruikt om de meeting te matchen en up to date te houden.

Op welke browsers is de invoegtoepassing werkbaar?

In principe op elke browser waar Outlook werkzaam is, is ook de invoegtoepassing van BestelBewuster werkzaam. Op o.a. Chrome, Internet Explorer en Firefox functioneert de invoegtoepassing optimaal.

Daarnaast werkt uiteraard de invoegtoepassing perfect op desktop versie van Outlook op zowel Windows als Apple producten.

Gebruik van product: de genodigde


Dient de invoegtoepassing voor alle medewerkers van een organisatie geïnstalleerd te worden?

Enkel de organisator heeft de invoegtoepassing nodig. Rechten kunnen zowel binnen bijvoorbeeld Azure als BestelBewuster geregeld worden. Echter, het makkelijkste worden de relevante organisatoren ingesteld binnen de add-in settings van de Microsoft Beheeromgeving.

Welke gegevens worden er gebruikt van de genodigden die via de web-app een bestelling plaatsen.

Van de genodigden wordt het e-mailadres opgeslagen en zijn of haar eetwensen. Deze data blijft encrypted bewaard via hashing tot de meeting. Hiermee is de data dus veilig en onherkenbaar. Wanneer de meeting voorbij is en wordt de data verwijderd.

Met welke browsers is de BestelBewuster software werkzaam?

Op o.a. Chrome, Internet Explorer en Firefox functioneert de software optimaal. Hier kun je als genodigde in de web-app een bestelling plaatsen, en ook instellingen wijzigen binnen het BestelBewuster dashboard.

Op welke manier worden gegevens van een genodigde opgeslagen?

Van een genodigde slaan wij data op over zijn aanwezigheid en welke cateringbehoeftes die heeft. Hij kan dit zelf aangeven in de webomgeving van BestelBewuster waarmee hij met een unieke link toegang krijgt.

Hoe lang worden de gegevens bewaard.

Nadat een desbetreffende meetings is geweest worden de gegevens weer verwijderd van een gebruiker voor die meeting

Beheer van het product


Wat doen jullie om de veiligheid van jullie systemen te waarborgen?

De software wordt gehost binnen Amazon Web Services (AWS) Cloud Computing Services:

  • Common Cloud Computing
  • Controls Catalogue BSI
  • CISPE Code of Conduct
  • Alle data is opgeslagen binnen EU Frankfurt

De data is encrypted via AES256. De systemen zijn volgens de beste standaarden opgebouwd:

  • ISO 27001
  • ISO 27017
  • ISO 27018
  • SOC 1, SOC 2 and SOC 3
  • PCI DSS Level 1

Daarnaast wordt de software continue gemonitord onder andere via periodieke pentesten.

Wie heeft toegang tot de systemen?

Personen die toegang hebben tot de software bij BestelBewuster zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling. Wie deze personen zijn wordt periodiek gemonitort. Daarnaast is er een uitvoerig onboarding proces om onnodige toegang te voorkomen. 

De software is bovendien zo opgebouwd via encrypting dat data niet inzichtelijk is voor niet relevante personen en ontwikkelaars. 

Hoe is jullie productieflow geregeld?

De productieomgeving van BestelBewuster staat los van de test en acceptance omgeving. BestelBewuster is een volledige cloud oplossing voor optimaal beheer. Het updaten van de software gebeurt periodiek in stappen en enkel met toestemming van een opdrachtgever. Deze afspraken zijn onderdeel van onze Service Level Agreement.

Hoe wordt stabiliteit van jullie invoegtoepassing gewaarborgd

De invoegtoepassing is een zogenoemde sideload toepassing binnen Outlook, als het ware een op zichzelf draaiende website binnen Outlook die acties uitvoert wanneer je op de knop drukt. Doordat het op zich zelf kan draaien is BestelBewuster altijd in controle over het product. Daarnaast heeft de invoegtoepassing enkel een “read” functie nodig, hierdoor is kans op instabiliteit minimaal.

Een bug kan altijd. Hiervoor zijn diverse instrumenten in plaats om dit snel te signaleren en op te lossen. Het product wordt continue getest.  

Kan ik met jullie invoegtoepassing Outlook nog wel updaten?

Uiteraard! Outlook is als e-mailservice de core functie voor het bedrijf. Updates installeren van Outlook hiervoor is altijd mogelijk zijn. Doordat BestelBewuster een read-only side load invoegtoepassing is kan updaten altijd en zal dit niet snel consequenties hebben voor de functionaliteit. Aan onze zijde wordt desalniettemin altijd gezorgd dat de invoegtoepassing up to date is voor de laatste versie van Outlook. Het development team werkt voor de update uit. Als Microsoft partner zijn wij altijd op de hoogte van aankomende updates en wordt hierbij op voorbaat geacteerd.

Hebben jullie een business disaster plan geregeld?

Absoluut, dit is onderdeel van ons Service Level Agreement.

Koppelen met systemen


Waarom koppelen jullie met systemen?

BestelBewuster gelooft in samenwerken tussen systemen in plaats van dat iedereen alles zelf ontwikkelt. Zo doet iedereen waar hij goed in is en halen wij het maximale uit sytemen. Zo praten wij uiteraard Outlook via onze invoegtoepassingen en koppelen wij o.a. ook met banqueting bestelsystemen en FMIS systemen via een API koppeling.

Wat is een API koppeling?

API’s zorgen voor alle interacties tussen applicaties, gegevens en apparaten. Ze maken het mogelijk om gegevens van het ene systeem naar het andere systeem over te dragen. Op die manier laten wij systemen nog slimmer samenwerken. Met een API’s bieden wij gestandaardiseerde toegang tot applicatiegegevens of apparaten via en met de BestelBewuster software.

Op wat voor manieren koppelen jullie met systemen?

Via API koppeling waar diverse mogelijkheden voor zijn. Soms is dit maatwerk en soms kunnen wij met bestaande koppelingen aan de slag. Voor meer info neem contact op.

Is BestelBewuster ook zonder koppeling met andere systemen te gebruiken?

Jazeker, BestelBewuster kan als losstaand product gebruikt worden. Zo kun je met een account of heel simpel eenmalig via de web-app plannen en kiezen. Het koppelen met systemen is om processen bij bestaande organisaties verder te optimaliseren.

Overige vragen


Staat jouw vraag er niet tussen?

Neem dan contact op!

Staat jouw vraag er niet tussen? Of heb je meer hulp nodig? Onze support helden staan voor je klaar!

Veel aangevraagde documenten:

image (2)

Service Level Agreement

BestelBewuster garandeert service. Wat dit op technisch vlak inhoud stemmen wij af via de Service Level Agreement. Een voorbeeld hiervan kan je hieronder aanvragen. 

Featured-Image-6

Verwerkersovereenkomst

Hoe gaat BestelBewuster om met de data van gebruikers. Dit is terug te vinden bij de algemene voorwaarden en privacy policy. Voor klanten hebben is aanvullend ook een verwerksovereenkomst. Een voorbeeld hiervan vraag je hieronder aan. Ps. In overleg kunnen wij ook de verwerkersovereenkomst van een klant aanhouden.

alex-haney-CAhjZmVk5H4-unsplash

Deepdive in de software

Hoe zit ons systeem nou in elkaar en hoe praten wij met andere systemen. Voor een helder beeld hebben diverse data flow en architectuur overzichten.  Onze prospect klanten nemen wij graag door deze documenatie mee.

Rechtstreeks een support call plannen met Bruce kan ook via onderstaande agenda!